Send dokumenter

CollecTech kan automatisere oprettelsen af breve og skrivelser til dine skyldnere og endda sende dem direkte til skyldnerne. Brevene bliver opsat på brevpapir med alle relevante informationer og eventuelt dit logo. Du kan tilpasse dine dokumenter og logo under din bruger menu, hvor du finder indstillingerne.

Sende handlinger

I CollecTech kan alle dokumenter, der oprettes, sendes direkte til skyldneren. Disse dokumenter kan ses på sagen og på skyldnerportalen af skyldneren. Hvis man ønsker at få en kopi af de allerede afsendte dokumenter, kan man klikke på handlingen og vælge "vis dokument". Herefter er det muligt at printe eller gemme skrivelsen.

Oprettelse af skrivelser

På hver sag i CollecTech gives der automatisk et forslag til den næste mulige handling, men det er også muligt at vælge en anden handling efter eget ønske. Alle skrivelser, der oprettes i systemet, trækker data fra den pågældende sag og udformes derefter. Når man opretter en handling på sagen, bliver dokumenterne automatisk genereret og klar til afsendelse til skyldner.

Sende valgmuligheder (sms - e-mail - brev)

Der er flere forskellige måder at formidle dokumenter ud til skyldner på. I CollecTech har du mulighed for at sende samme skrivelser på flere måder.

Mail

Du kan spare både tid og omkostninger til papir, print, kuverter og porto ved at sende de fleste dokumenter i et inkassoforløb via mail eller sms. CollecTech har en log-funktion, som giver dig mulighed for at se, hvornår skyldner har åbnet det fremsendte dokument. Du kan finde denne funktion under en sag og "handlingslog". Det er desuden vigtigt at bemærke, at forsendelse af betalingspåkrav og fogedrekvisition til retten kræver forsendelsestype e-mail i de fleste retskredse, da de ikke længere accepterer modtagelse af almindelig post.

SMS

CollecTech tilbyder at sende dokumenter til dine skyldnere via SMS. Denne funktion kan bruges til de fleste dokumenter. Derudover har SMS-systemet en log-funktion, som giver dig mulighed for at se, hvornår skyldneren har åbnet det dokument, du har sendt. Hvis du ønsker at se loggen, kan du finde den under en sag og derefter under handlingslog.

Send selv

Den mest almindelige fremgangsmåde blandt de fleste virksomheder, advokater og inkassofirmaer er, at de selv udskriver de oprettede dokumenter, pakker dem og sender dem med posten. Denne mulighed er naturligvis også tilgængelig i CollecTech.

Skrivelser til Retten

Når du indsender skrivelser til Retten via CollecTech, vil din profil automatisk modtage en kopi af det, der er sendt til Retten, typisk betalingspåkrav og fogedrekvisition, via e-mail. Dette giver dig en ekstra sikkerhed og mulighed for at holde styr på dine sager og dokumenter.

Udsætte sager

En sag kan midlertidigt stoppes ved at anvende "Pause" funktionen i CollecTech.

For at sætte en sag på pause, kan man gå til sagen og klikke på "Opret handling". Herefter vælger man "Sæt sag på pause" og angiver en dato for genoptagelse af sagen. Når denne dato er nået, vil sagen automatisk blive aktiveret igen. Funktionen er også nyttig ved manuel opfølgning af sager.

Bemærk, at hvis der oprettes en handling med en tidsfrist eller hvis sagens forløb ændres, vil pausen blive overskrevet af den nye dato.