Smartmodul

Med vores smartmodul kan du let og hurtigt følge op på dine sager. Modulet giver dig en oversigt over, hvilke handlinger der er blevet udført, og på hvor mange sager. Du kan vælge at se handlinger fra en bestemt periode og angive et ønsket tidspunkt for afsendelse.

Når du opretter en handling, vil den automatisk blive sat i kø til udsendelse på det valgte tidspunkt. Vi anbefaler, at du undgår at sætte afsendelsestidspunkter for langt ud i fremtiden.

Det er en fordel at sende skrivelser på dage, hvor skyldnere typisk modtager penge, fx løn, børnepenge, skat eller feriepenge.

Vores smartmodul er opbygget i steps for at gøre det nemt for dig at håndtere mange sager på en overskuelig måde.

Step 1 – Vælg typer og antal

I første step kan du se, hvilke typer af dokumenter der kan afsendes i de enkelte forløb. Her kan du vælge, hvilke handlinger der skal afsendes.

Step 2 – Vælg tidspunkt

I andet step kan du vælge, hvornår du ønsker at afsende de ønskede dokumenter til skyldnerne. Du kan se en liste over de sager, der sendes dokumenter i, ved at klikke på knappen øverst ”Vis/Skjul sager”. Listen vil vise sagsnummer, skyldner, hvilket dokument der sendes til skyldneren, hvad hovedstolen er samt en opfølgningsdato.

Sådan arbejder du med modulet smartopfølgning

Der er nogle guidelines, når man bruger smartopfølgning.

Kør ikke sager manuelt

Hvis du vælger at køre en sag manuelt, kan du deaktivere smartopfølgning og trække sagen ud af multilisten. Men vær opmærksom på, at det kan være nemt at glemme sager på den måde, og det kan resultere i manglende opfølgning og tab af penge.

Det er derfor altid en god ide at bruge vores smartmodul til at følge op på sagerne og sørge for, at intet bliver glemt. Smartmodulet er designet til at hjælpe dig med at administrere og følge op på flere sager samtidig på en overskuelig måde, så du kan undgå fejl og manglende opfølgning. Så undgå at køre sager manuelt, medmindre det er absolut nødvendigt.

Slet sidste handling

Sletning af den sidste handling i en sag vil medføre, at sagen "spolet tilbage", og den næste handling vil derfor igen pege på den slettede handling. Dette skyldes, at systemet automatisk forsøger at opbygge sagen præcis som defineret i det valgte sagsforløb.

Som et eksempel, hvis man sletter den sidste handling, som er en inkassovarsel, vil multiopfølgningen igen pege på en inkassovarsel som den næste handling. Det er vigtigt at være opmærksom på denne funktion, når man redigerer i en sag, så man undgår at genere inkassovarsler eller andre vigtige handlinger.

Manuel oprettelse

Hvis du opretter et dokument manuelt, vil systemet automatisk forsøge at finde ud af, hvad det næste trin i sagen er. Dette afhænger dog af typen af dokument, du opretter:

• Hvis du opretter et "Brev", vil systemet ikke opdatere sagen, og forløbet fortsætter derfor som planlagt.
• Hvis du ønsker at udsætte sagen, skal du bruge funktionen "Pause".
• Hvis du opretter en "Betalingsaftale", vil systemet skifte til betalingsaftale-forløbet.
• Hvis du opretter et "Akkord tilbud", vil systemet skifte til Akkord-forløbet.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at systemet vil forsøge at følge det valgte sagsforløb så præcist som muligt. Hvis du opretter dokumenter manuelt, kan det derfor påvirke sagens forløb, og det kan være nødvendigt at justere eller tilføje handlinger for at sikre, at sagen fortsætter som ønsket.

Forlig og erklæringer

Hvis en skyldner selv opretter en aftale via portalen, behøver man ikke at sende dokumenter til underskrift. Hvis man ønsker at sende en selvdefineret aftale, kan man bede skyldneren om at sende den originale version eller en scanned version, som kan uploades som grundlag.

Når en skyldner ønsker at underskrive en aftale eller et forlig, genererer systemet automatisk et dokument til underskrift, baseret på den konfiguration, der er valgt, inklusive antal måneder og minimumsrate. Dette sikrer en smidig og effektiv proces, som sparer tid og besvær for alle involverede parter.

Deaktiver smartopfølgning

Hvis du ønsker at håndtere en sag manuelt, kan du trække den ud af smartopfølgning ved at deaktivere denne funktion. For at gøre dette skal du gå til sagen og finde boksen "Detaljer". Her finder du funktionen "Deaktiver multi". Når du har valgt denne, vil sagen ikke længere blive inkluderet i smartopfølgning.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at sager, der er taget ud af smartopfølgning, nemt kan blive glemt. Du vil nu skulle håndtere handlinger på sagen manuelt, men du kan med fordel bruge vores opfølgningsmail funktion, som giver dig besked, så snart der er sager, der kræver opfølgning.

Ved at bruge denne opfølgningsmail funktion kan du sikre dig, at du ikke går glip af vigtige opgaver og altid er opdateret på, hvad der kræver din opmærksomhed.